GIR Innova, el programa pilot del Canal Innovació, la comunitat d’innovació de la Generalitat de Catalunya, arriba a la seva fase final després de 3 mesos de creativitat i prototipatge, amb 6 projectes d’innovació guanyadors.
Canal Innovació: la comunitat d’innovació de la Generalitat de Catalunya.
Innovar a l’administració pública és una cosa en la que pocs creuen. Encara més lluny, sembla per d’altres, la creació d’una comunitat d’empleats públics enfocada única i exclusivament al desenvolupament recurrent de projectes innovadors en l’àmbit de l’administració, és a dir, en reduir burocràcia, eliminar barreres entre l’administració i els ciutadans o fins i tot personalitzar serveis públics entre d’altres. Fa temps que en aquest bloc venim parlant de la importància i potencial de les comunitats d’innovació en l’àmbit públic, i que des d’Induct ho estem portant a terme en diferents Administracions.
Efectivament, hi ha molt de ressò al voltant de l’eficàcia i eficiència del servei públic i en especial de com treballen els “funcionaris”, segur que coneixeu aquest divertit vídeo que va esdevenir viral en el seu moment:
I no és novetat que la necessitat de millorar la eficàcia i eficiència dels serveis públics és actualment una urgència. Molts són els reptes i moltes han estat les iniciatives que s’han dut a terme, i que s’han estudiat, per incentivar els professionals públics a millorar la seva productivitat. No us perdeu aquest interessant post de Manuel Bagués a Nada es Gratis, de fa un temps, però encara molt vàlid.
Doncs bé, a la Generalitat de Catalunya s’han posat en marxa per a canviar aquesta visió, però sobretot, i més important, per millorar la eficiència del servei públic i especialment, el servei ofert al ciutadà (que al final és del que es tracta), a través del tot just estrenat programa Canal Innovació, derivat del Pla de Reforma de la Generalitat de Catalunya, liderat pel Departament de Governació i Relacions Institucionals, i més concretament pel grup líder de la iniciativa d’innovació dins la Generalitat, InnoBase, així com per les “antenes” o agents d’innovació dins de l’organització en el seu conjunt, el grup InnoGent.
Així, a principis de 2015, InnoBase va dissenyar i publicar el model teòric d’innovació oberta de la Generalitat de Catalunya, l’esmentat Canal Innovació, amb l’objectiu d’impulsar i normalitzar el procés d’innovació oberta en una organització que aglutina a més de 29.000 empleats públics.
Malgrat de que representa un dels pilars de l’anomenat model d’Open Government, hi ha pocs casos d’aquest tipus de comunitats d’innovació per a empleats de l’administració pública a nivell internacional. Als Estats Units, hi ha una iniciativa que se li assembla, la plataforma SAVE, enfocada al desenvolupament de projectes innovadors que permetin a l’administració reduir costos. I a nivell més local, podem citar un exemple que coneixem de primera mà, Ideem Sant Cugat a l’Ajuntament de Sant Cugat, que implica als empleats públics d’aquesta administració local per al desenvolupament de projectes innovadors.
La citada publicació del model d’innovació oberta va significar el tret de sortida del que seria el seu programa pilot, GIR Innova, dins del marc de la Generalitat Girona, un àmbit ideal per a llançar aquesta iniciativa, doncs reuneix en un mateix edifici, el preciós i històric hospital de Santa Caterina, a personal dels 12 departaments de l’Administració Catalana, i prop de 800 professionals. És a dir, una organització per naturalesa, innovadora.
Va ser el principi d’un projecte complex però alhora il·lusionant i emotiu, un repte per a tots els implicats, especialment per a l’equip líder de GIR Innova i els propis professionals públics de la Generalitat Girona, als que se’ls hi ha exigit liderar i treballar en un entorn d’experimentació, en el que el resultat mai és clar, la creativitat és requisit indispensable, el treball en equip imprescindible, i l’error i la incertesa inevitables. Un projecte que va implicar finalment a més de 200 intraemprenedors públics, que va generar més de 100 idees per a resoldre 4 reptes d’innovació i que va finalitzar amb 6 projectes d’innovació que a partir d’avui passaran a la fase d’implementació.
Avui us expliquem com va succeir.
El procés d’innovació a GIR Innova en 5 passos:
Per assegurar l’èxit de la comunitat d’innovació, un cop establert el marc teòric (estratègia, objectius, estructura, processos d’innovació), vam posar en marxa les eines necessàries, al mateix temps que definíem un calendari i un seguit d’activitats clau a realitzar per poder avançar en el procés d’innovació i acabar com ho hem fet: amb la implementació de projectes innovadors alineats amb els reptes estratègics a la Generalitat de Catalunya.
Pas 1: plataforma col·laborativa del Canal Innovació per a GIR Innova (Gener)
Les eines 2.0. són imprescindibles per a crear comunitats d’innovació d’èxit, especialment en entorns en els que ha de col·laborar un grup de persones quantiós i descentralitzat. Si a Girona ja hi ha 800 professionals, què passarà quan vulguem implicar 29.000?
Com ja vam parlar fa uns mesos en un post del Joan, Mossèn Antoni Maria Alcover va demostrar en el seu moment que la innovació oberta és possible sense les noves tecnologies de la innovació, però queda demostrat a hores d’ara que les eines 2.0. ens permeten ser molt més eficients en la gestió del procés d’innovació.
Per això vam posar en marxa, a través de la plataforma Induct, una xarxa social corporativa enfocada únicament i exclusivament a la gestió del procés d’innovació de la Generalitat de Catalunya, que permetés a InnoBase comunicar els reptes d’innovació corporatius, als professionals públics aportar idees i comentaris, així com oferir “likes” i “follows”, al Comitè de GIR Innova valorar les idees, crear equips de treball que poguessin auto-gestionar les tasques de prototipatge de forma virtual i col·laborativa, així com fer seguiment a temps real del portfolio de projectes d’innovació, entre d’altres.
I no només això! Una plataforma (una comunitat) d’innovació no és una simple eina de gestió, sinó també un element molt potent de generació de cultura innovadora, en la que mostrem elements clau per posar en marxa processos d’innovació oberta, com:
- La raó de ser de la innovació a l’organització.
- Llenguatge comú: què és innovar? Què és un repte d’innovació? Què és una idea? I un prototip?
- Un espai d’exploració i difusió de casos innovadors existents en altres llocs.
- Un espai de difusió dels casos d’èxit.
Un cop posada en marxa la plataforma que ens ha acompanyat en tot el procés d’innovació de la comunitat GIR Innova, només calia iniciar l’aventura.
I aquí va començar la part més divertida!
Pas 2: reptes d’innovació (febrer):
La filosofia en aquesta primera fase va ser: no et posis a innovar si no saps què vols aconseguir.
La definició dels reptes o oportunitats d’innovació havia de ser el primer pas. Per què i per a què volíem innovar?
Amb l’ajuda impagable de l’equip de Xavier Marcet, de Lead to Change, vam realitzar uns tallers de treball amb personal de InnoBase, InnoGent, així com de la Generalitat Girona, identificant el conjunt de punts forts i febles de l’administració, les amenaces i les oportunitats, que, alineats amb els objectius del Pla de Reforma de la Generalitat, ens van permetre identificar la necessitat d’innovar en diferents àmbits de gestió, sempre amb el ciutadà en ment. Els reptes a tractar van ser:
- Desburocratitzar la relació administrativa amb el ciutadà.
- Arribar a aquells estrats socials i econòmics als quals els serveis de la Generalitat no estan arribant.
- Personalitzar els serveis administratius de la Generalitat.
- Desenvolupar competències internes per impulsar la polivalència i transversalitat dels professionals de la Generalitat de Catalunya.
Pas 3: Implicació, motivació i llançament de la comunitat (març):
La innovació o és oberta, o no és. S’ha acabat l’època en què un equip d’elit, generalment des d’I + D, o Màrqueting, desenvolupava un producte internament, el llançava a mercat (si Direcció ho permetia), i esperava el resultat. La innovació és un procés interactiu en el qual a cada fase, diferents agents externs poden aportar valor.
Però aquest valor només arribarà si se sap implicar els agents clau en cada moment. I aquí, al Canal Innovació i per extensió a GIR Innova, els agents clau, els que millor coneixen les necessitats dels ciutadans, són els propis treballadors públics.
Iniciem, per tant, una fase de divulgació del projecte, de compromís, de capacitació i de motivació, per generar un elevat grau de participació a la iniciativa. No estem per servir al ciutadà? Oi que volem millorar el servei que proporcionem? Tenim ara l’oportunitat de fer-ho i el compromís de voler implantar les millors idees!
Però no només això. Els reptes d’innovació, en comunitats d’innovació oberta, han de ser reptes de tots, en els quals tots els implicats hi creuen, no només la Direcció, en aquest cas, política. Per això, vam realitzar també tallers per a la definició i concreció dels reptes d’innovació, en què el personal intern de la Generalitat Girona va aportar el seu coneixement per revisar i detallar el repte d’innovació inicialment definit, apropant encara més a les necessitats reals de la administració, però sobretot, del ciutadà.
Pas 4: Creativitat i selecció de les millors idees (març, abril i maig)
L’exploració d’idees fora de l’organització, d’un sector, o d’una indústria és requisit indispensable per a generar idees disruptives per resoldre vells reptes. Al març va arribar el moment d’oferir solucions creatives als reptes plantejats. Durant un breu i intens període de temps, vam combinar la realització de sessions de creativitat amb la possibilitat de compartir idees des de la pròpia plataforma del Canal Innovació. En poc temps, vam aconseguir la implicació d’uns 220 professionals (gairebé un 30%), ja sigui a través de l’aportació d’idees o de comentaris a aquestes idees a la comunitat.
Durant aquestes sessions, vam oferir als grups implicats casos d’èxit externs, tant en altres administracions locals i internacionals, així com en l’àmbit privat. És el que anomenem exploració, obrir les nostres ments per sortir del focus en el qual ens trobem.
Al final d’aquest procés, es van seleccionar les millors idees i es van crear set equips de treball multidisciplinaris, per passar a la següent fase, molt més tangible, menys llunyana que l’ambigu món de les idees, però també més complexa per la necessitat de posar-li cara i ulls a les idees: el prototipatge.
Pas 5: Prototipatge i desenvolupament de projectes d’innovació (Juny i Juliol):
Les millors idees no valen res si no les posem en marxa. Sis van ser els projectes finalistes:
- Pagar millor: creació de nous serveis de caixers automàtics per al tràmit de pagaments d’una forma més senzilla per al ciutadà.
- La carpeta digital del ciutadà: creació d’una carpeta única del ciutadà, en què tota la informació estigui recopilada i s’eviti d’aquesta manera duplicitat de gestions administratives i de desplaçaments per part dels usuaris.
- Formulari multimèdia: millora de la usabilitat, abastament, i llenguatge dels formularis administratius de la Generalitat de Catalunya.
- La Generalitat a Casa: creació d’un servei ambulant de gestió administrativa, amb especial atenció a aquells grups socials amb majors necessitats i menor mobilitat, començant per la tercera edat, en poblacions de menys de 1000 habitants.
- Grup de Suport Operatiu: creació d’un grup de treball de suport per cobrir pics de treball departamentals en l’àmbit administratiu.
- Coworking: creació d’un procés de gestió en col·laboració amb entitats de coworking externes com Cooking Girona, per al desenvolupament de projectes transversals de la Generalitat de Catalunya.
Amb aquests sis equips vam iniciar l’aventura del prototipatge, amb la filosofia LEAN sempre per darrere. En aquesta fase, vam definir 4 sessions de treball per passar d’una idea a un esborrany d’un producte o servei, per arribar després a un prototip tangible, i finalment per convertir-lo en un projecte d’innovació, amb visió client però també amb focus en la sostenibilitat econòmica del projecte, per presentar l’equip que lidera el Canal Innovació amb les majors opcions de “guanyar”, és a dir, d’obtenir el beneplàcit de InnoBase per passar a fase d’implementació.
En aquesta fase, els equips es van enfrontar a tasques complexes (per desconegudes en molts casos), però també van comptar amb mentors i experts que els van acompanyar en el procés (aprofito aquest espai per felicitar l’equip que vaig acompanyar, La Generalitat a Casa, per la il·lusió demostrada en el desenvolupament del seu projecte d’innovació. Moltes gràcies, va ser un plaer treballar amb vosaltres!). Segurament una de la parts més enriquidores va ser la d’enfrontar la idea amb la realitat, és a dir, l’opinió de l’usuari final, un pas sempre necessari en projectes d’innovació: estem oferint solucions a necessitats de persones concretes, així que necessitem el seu feedback!
La riquesa d’aquest procés de prototipat va ser indiscutible, entre d’altres aspectes destacaria:
- Persones treballant en projectes que estan fora de la seva àrea diària de treball.
- Persones treballant en equips amb personal d’altres departaments.
- Iniciar projectes en què es desconeix el resultat, gestionant el risc i la incertesa a través de la confiança en els altres membres dels equips.
- Realitzar tasques fora del comú, com atrevir-se a compartir idees que poden sonar inicialment a boges, treballar amb cartrons per construir prototips “tocables”, presentar a més de 30 persones els primers prototips, enfrontant-se a les “crítiques” dels altres.
- Enfrontar-se a l’opinió del ciutadà al plantejar-li possibles solucions innovadores a les necessitats de l’usuari de serveis públics.
I ara què?
GIR Innova pot representar només el principi d’una nova forma de treballar a la Generalitat de Catalunya, el primer pas cap a la normalització de la innovació com un procés més dins la gestió diària de l’administració.
Imaginem el potencial de gairebé 29.000 professionals interns aportant idees per solucionar reptes estratègics de l’Administració (per tant, del ciutadà) de forma recurrent en el temps, i mitjançant la col·laboració interdepartamental, tot amb la coordinació d’un equip líder que avaluï de forma constant l’eficiència i eficàcia del procés, que s’encarregui de la selecció de les millors idees, que lideri la implantació dels millors projectes d’innovació.
Si a això li afegim la possibilitat de que la participació a la comunitat d’innovació reverteixi en hores de formació certificades vàlides per al desenvolupament professional dels empleats de la Generalitat de Catalunya, estariem tancant el cercle!
Sona ambiciós, però amb els objectius, l’estructura, i les eines clau que ja són en marxa, és molt més fàcil, tenim molta feina avançada!
Vull felicitar de tot cor a tots els implicats en aquest emocionant viatge, en especial a tots els intraemprenedors de la Generalitat Girona que des de l’inici s’han mostrat entusiasmats amb la iniciativa i que han demostrat, en contra del que es pugui pensar fora, que a l’Administració si es pensa (i s’actua!) en millorar l’eficiència i la qualitat del servei al ciutadà. Aquí els teniu, aquests són:
