GIR Innova: o cómo la Generalitat de Catalunya ha creado su comunidad de innovación en 5 pasos.

GIR Innova, el programa piloto del Canal Innovació, la comunidad de innovación de la Generalitat de Cataluña, llega a su fase final después de 3 meses de creatividad y prototipaje, con 6 proyectos de innovación ganadores.

Canal Innovació: la comunidad de innovación de la Generalitat de Catalunya. 

Innovar en la administración pública es algo en los que pocos creen. Todavía más lejos de la realidad les parece a muchos, la creación de una comunidad de empleados públicos enfocada única y exclusivamente al desarrollo recurrente de proyectos innovadores en el ámbito de la administración, es decir en reducir burocracia, eliminar barreras entre administración y ciudadanos, o incluso personalizar servicios públicos, entre otros. Hace tiempo que en este blog venimos hablando de la importancia y el potencial de las comunidades de innovación en el ámbito público, y que desde Induct lo estamos llevando a cabo en diferentes Administraciones.

Y en efecto hay mucho ruido alrededor de la eficacia y eficiencia del servicio público y en especial de cómo trabajan los “funcionarios”, seguro que conocéis este divertido vídeo que en su día se hizo muy viral:

Y no es novedad que la necesidad de mejorar la eficacia y la eficiencia de los servicios públicos es a día de hoy una urgencia. Muchos son los retos, y muchas han sido las iniciativas que se han llevado a cabo, y que se han estudiado, para incentivar a los profesionales públicos a mejorar su productividad. No os perdáis este interesante post de Manuel Bagues en Nada es Gratis, de hace ya un tiempo (todavía válido).

Pues bien, en la Generalitat de Catalunya se han puesto en marcha para cambiar esta visión, pero sobretodo, y más importante, para mejorar la eficiencia del servicio público y especialmente, el servicio ofrecido al ciudadano (que al final es de lo que se trata), a través del recientemente estrenado programa Canal Innovació, derivado del Pla de Reforma de la Generalitat de Cataluña, liderado por el Departament de Governació i Relacions Institucionals, y más concretamente por el grupo líder de la iniciativa de innovación dentro de la Generalitat, InnoBase, así como por las “antenas” o agentes de innovación dentro de la organización en su conjunto, el grupo InnoGent.

Así, a principios de 2015, InnoBase diseñó y publicó el modelo teórico de innovación abierta de la Generalitat de Cataluña, el citado Canal Innovació, con el objetivo de impulsar y normalizar el proceso de innovación abierta en una organización que aglutina a más de 40.000 empleados públicos.

A pesar de que representa uno de los pilares del llamado modelo de Open Government, hay pocos casos de este tipo de comunidades de innovación para empleados de la administración pública a nivel internacional. En Estados Unidos, algo que se le parece es la plataforma SAVE, enfocada al desarrollo de proyectos innovadores que permitan a la administración reducir costes. Y a nivel más local, podemos citar un ejemplo que conocemos de primera mano, Ideem Sant Cugat en el Ajuntament de Sant Cugat, que implica a los empleados públicos de esta administración local para el desarrollo de proyectos innovadores.

La citada publicación del modelo de innovación abierta significó el pistoletazo de salida de lo que sería su programa piloto, GIR Innova, dentro del marco de la Generalitat Girona, un ámbito ideal para lanzar esta iniciativa, dado que reúne en un mismo edificio, el precioso e histórico hospital de Santa Caterina, a personal de los 12 departamentos de la Administración Catalana, y alrededor de 800 profesionales. Es decir, una organización, por naturaleza, innovadora.

Fue el principio de un proyecto complejo pero al mismo tiempo ilusionante y emotivo, un reto para todos los implicados, especialmente para el equipo líder de GIR Innova y los propios profesionales públicos de la Generalitat Girona, a los que se les ha exigido liderar y trabajar en un entorno de experimentación, en el que el resultado nunca es claro, la creatividad es requisito indispensable, el trabajo en equipo imprescindible, y el error y la incertidumbre inevitables. Un proyecto que implicó finalmente a más de 200 trabajadores públicos, generó más de 100 ideas para resolver 4 retos de innovación, y finalizó con 6 intraemprendedores de innovación que a partir de hoy pasan a la fase de implementación.

Hoy os contamos cómo sucedió.

El proceso de innovación en GIR Innova en 5 pasos:

Para asegurar el éxito de la comunidad de innovación, una vez establecido el marco teórico (estrategia, objetivos, estructura, procesos de innovación), pusimos en marcha las herramientas necesarias, al mismo tiempo que definíamos un calendario y una serie de actividades clave a realizar para poder avanzar en el proceso de innovación y acabar como lo hemos hecho: con la implementación de proyectos innovadores alineados con los retos estratégicos en la Generalitat de Cataluña.

Paso 1: plataforma colaborativa del Canal Innovació para GIR Innova (enero).

Las herramientas 2.0. son imprescindibles para crear comunidades de innovación de éxito, especialmente en entornos en los que debe colaborar un grupo de personas cuantioso y descentralizado. Si en Girona ya hay 800 profesionales, ¿qué ocurrirá cuando queramos implicar a 29.000?

Como ya hablamos hace unos meses en un post de Joan, Mossèn Antoni Maria Alcover demostró en su día que la innovación abierta es posible sin las nuevas tecnologías de la innovación, pero queda demostrado a estas alturas que las herramientas 2.0. nos permiten ser mucho más eficientes en la gestión del proceso de innovación.

Por eso pusimos en marcha, a través de la plataforma Induct, una red social corporativa enfocada única y exclusivamente a la gestión del proceso de innovación de la Generalitat de Cataluña, que permitiera a InnoBase comunicar los retos de innovación corporativos, a los profesionales públicos aportar ideas y comentarios, así como ofrecer “likes” y “follows”, al Comité de GIR Innova valorar las ideas, crear equipos de trabajo que pudieran auto-gestionarse las tareas de prototipaje de forma virtual y colaborativa, así como realizar seguimiento a tiempo real del portfolio de proyectos de innovación, entre otros.

¡Y no sólo eso! Una plataforma (una comunidad) de innovación no es una simple herramienta de gestión, sino también un elemento muy potente de generación de cultura innovadora, en la que mostramos elementos clave para poner en marcha procesos de innovación abierta, como:

• La razón de ser de la innovación en la organización.
• Lenguaje común: qué es innovar? qué es un reto de innovación? qué es una idea? y un prototipo?
• Un espacio de exploración y difusión de casos innovadores existentes en otros lugares.
• Un espacio de difusión de los casos de éxito.

Una vez puesta en marcha la plataforma que nos ha acompañado en todo el proceso de innovación de la comunidad GIR Innova, sólo hacía falta iniciar la aventura.

¡Y aquí empezó la parte más divertida!

Paso 2: retos de innovación (febrero):

La filosofía en esta primera fase fue: no te pongas a innovar si no sabes qué quieres conseguir.

La definición de los retos u oportunidades de innovación debía ser el primer paso. ¿Por qué y para qué queríamos innovar?

Con la ayuda impagable del equipo de Xavier Marcet, de Lead to Change, realizamos unos talleres de trabajo con personal de InnoBase, InnoGent, así como de la Generalitat Girona, identificando el conjunto de puntos fuertes y débiles de la administración, las amenazas y las oportunidades, que, alineado con los objetivos del Pla de Reforma de la Generalitat, nos permitió identificar la necesidad de innovar en diferentes ámbitos de gestión, siempre con el ciudadano en mente. Los retos a tratar fueron:

1. Desburocratizar la relación administrativa con el ciudadano.
2. Llegar a aquellos estratos sociales y económicos a los que los servicios de la Generalitat no están llegando.
3. Personalizar los servicios administrativos de la Generalitat.
4. Desarrollar competencias internas para impulsar la polivalencia y transversalidad de los profesionales de la Generalitat de Cataluña.

Paso 3: Implicación, motivación y lanzamiento de la comunidad (marzo):

La innovación o es abierta, o no es. Se acabó la época en que un equipo de élite, generalmente desde I+D, o Márqueting, desarrollaba un producto internamente, lo lanzaba a mercado (si Dirección lo permitía), y esperaba el resultado. La innovación es un proceso interactivo en el que en cada fase, diferentes agentes externos pueden aportar valor.

Pero este valor sólo llegará si se sabe implicar a los agentes clave en cada momento. Y aquí, en el Canal Innovació y por extensión en GIR Innova, los agentes clave, los que mejor conocen las necesidades de los ciudadanos, son los propios empleados públicos.

Iniciamos por tanto una fase de divulgación del proyecto, de compromiso, de capacitación y de motivación, para generar un elevado grado de participación en la iniciativa. ¿No estamos para servir al ciudadano? ¿Verdad que queremos mejorar el servicio que proporcionamos? ¡Tenemos ahora la oportunidad de hacerlo y el compromiso de querer implantar las mejores ideas!

Pero no solo eso. Los retos de innovación, en comunidades de innovación abierta, deben ser retos de todos, en los que todos los implicados crean, no sólo la Dirección, en este caso, política. Por eso, realizamos también talleres para la definición y concreción de los retos de innovación, en los que el personal interno de la Generalitat Girona aportó su conocimiento para revisar y detallar el reto de innovación inicialmente definido, acercándolo todavía más a las necesidades reales de la administración, pero sobretodo, del ciudadano.

Paso 4: Creatividad y selección de las mejores ideas (marzo, abril y mayo)

La exploración de ideas fuera de la organización, de un sector, o de una industria es requisito indispensable para generar ideas disruptivas para resolver viejos retos. En marzo llegó el momento de ofrecer soluciones creativas a los retos planteados. Durante un breve e intenso período de tiempo, combinamos la realización de sesiones de creatividad con la posibilidad de compartir ideas desde la propia plataforma del Canal Innovación. En poco tiempo, conseguimos la implicación de unos 220 profesionales (casi un 30%), ya sea a través de la aportación de ideas o de comentarios a estas ideas en la comunidad.

Durante estas sesiones, ofrecimos a los grupos implicados casos de éxito externos, tanto en otras administraciones locales e internacionales, así como en el ámbito privado. Es lo que llamamos exploración, abrir nuestras mentes para salir del foco en el que nos encontramos.

Al final de este proceso, se seleccionaron las mejores ideas y se crearon siete equipos de trabajo multidisciplinares, para pasar a la siguiente fase, mucho más tangible, menos lejana que el ambiguo mundo de las ideas, pero también más compleja por la necesidad de ponerle cara y ojos a las ideas: el prototipado.

Paso 5: Prototipado y desarrollo de proyectos de innovación (Junio y Julio):

Las mejores ideas no valen nada si no las ponemos en marcha. Seis fueron los proyectos finalistas:

1. Pagar mejor: creación de nuevos servicios de cajeros automáticos para el trámite de pagos de una forma más sencilla para el ciudadano.
2. La carpeta digital del ciudadano: creación de una carpeta única del ciudadano, en la que toda la información esté recopilada y se evite de esta forma duplicidad de gestiones administrativas y de desplazamientos por parte de los usuarios.
3. Formulario multimedia: mejora de la usabilidad, abasto, y lenguaje de los formularios administrativos de la Generalitat de Catalunya.
4. La Generalitat a Casa: creación de un servicio ambulante de gestión administrativa, con especial atención a aquellos grupos sociales con mayores necesidades y menor movilidad, empezando por la tercera edad, en poblaciones de menos de 1000 habitantes.
5. Grupo de Soporte Operativo: creación de un grupo de trabajo de soporte para cubrir picos de trabajo departamentales en el ámbito administrativo.
6. Coworking: creación de un proceso de gestión en colaboración con entidades de coworking externas como Cooking Girona, para el desarrollo de proyectos transversales de la Generalitat de Catalunya.

Con estos seis equipos iniciamos la aventura del prototipaje, con la filosofía LEAN siempre por detrás. En esta fase, definimos 4 sesiones de trabajo para pasar de una idea a un borrador de un producto o servicio, para llegar después a un prototipo tangible, y finalmente para convertirlo en un proyecto de innovación, con visión cliente pero también con foco en la sostenibilidad económica del proyecto, para presentar al equipo que lidera el Canal Innovació con las mayores opciones de “ganar”, es decir, de obtener el beneplácito de InnoBase para pasar a fase de implementación.

En esta fase, los equipos se enfrentaron a tareas complejas (por desconocidas en muchos casos), pero también contaron con mentores y expertos que les acompañaron en el proceso (aprovecho este espacio para felicitar al equipo que acompañé, La Generalitat a Casa, por la ilusión demostrada en el desarrollo de su proyecto de innovación. Muchas gracias, ¡fue un placer trabajar con vosotros!). Seguramente una de la partes más enriquecedoras fue la de enfrentar la idea con la realidad, es decir, la opinión del usuario final, un paso siempre necesario en proyectos de innovación: estamos ofreciendo soluciones a necesidades de personas concretas, ¡así que necesitamos su feedback!

La riqueza de este proceso de prototipado fue indiscutible, entre otros aspectos destacaría:

• Personas trabajando en proyectos que están fuera de su área diaria de trabajo.
• Personas trabajando en equipos con personal de otros departamentos.
• Iniciar proyectos en los que se desconoce el resultado, gestionando el riesgo y la incertidumbre a través de la confianza en los otros miembros de los equipos.
• Realizar tareas fuera de lo común, como atreverse a compartir ideas que pueden sonar inicialmente a locas, trabajar con cartones para construir prototipos “tocables”, presentar a más de 30 personas los primeros prototipos, enfrentándose a las “críticas” de los demás.
• Enfrentarse a la opinión del ciudadano al plantearle posibles soluciones innovadoras a las necesidades del usuario de servicios públicos.

¿Y ahora qué?

GIR Innova puede representar sólo el principio de la puesta en marcha de una nueva forma de trabajar en la Generalitat de Catalunya, el primer paso hacia la normalización de la innovación como un proceso más en la gestión diaria de la administración.

Imaginemos el potencial de casi 29.000 profesionales aportando ideas para solucionar retos estratégicos de la Administración (es decir, del ciudadano), de forma recurrente en el tiempo, y mediante la colaboración interdepartamental, todo con la coordinación de un equipo líder que evalúe de forma constante la eficiencia y eficacia del proceso, que se encargue de la selección de las mejores ideas, que lidere la implantación de los mejores proyectos de innovación.

Si a esto le añadimos la posibilidad de que la participación en la comunidad de innovación revierta en horas de formación certificadas que tengan validez para el desarrollo profesional de los empleados de la Generalitat de Catalunya, ya habremos cerrado el círculo.

Suena ambicioso, pero con los objetivos, la estructura, y las herramientas clave que ya están en marcha, será mucho más fácil, ¡tenemos mucho trabajo avanzado!

Quiero finalmente felicitar de todo corazón a todos los implicados en este emocionante viaje, en especial a todos los intraemprendedores de la Generalitat Girona que desde el inicio se han mostrado entusiasmados con la iniciativa y que han demostrado, en contra de lo que se pueda pensar fuera, que en la Administración sí se piensa (¡y se actúa!) en mejorar la eficiencia y la calidad del servicio al ciudadano. Aquí les tenéis, ¡éstos son!:

¡Larga vida al Canal Innovació!

Si conoces algún proyecto similar en alguna administración pública, por favor compártelo con nosotros y nos encantará conocer y aprender de vuestra experiencia. ¡Muchas gracias!