En 1997, cuando estudiaba Ingeniería de Telecomunicaciones en la UPM de Madrid, el libro que recuerdo como más inspirador y que pasaba de mano en mano en la facultad se titulaba Digital Nomad del autor Tsugio Makimoto, uno de los mayores expertos tecnológicos de Japón en aquel momento.
Aquel librito de 250 páginas describía, en un lenguaje bastante accesible, cómo la tecnología de la que ya disponíamos en aquel momento tenía el potencial de cambiar nuestro estilo de vida. De una manera que quedaríamos libres de las ataduras de los puestos de trabajo presenciales. Seríamos libres de nuevo de volver a viajar. De elegir nuestro lugar de residencia, independientemente de nuestro trabajo. Retornando al nomadismo que había caracterizado al ser humano desde sus orígenes en la sabana africana.
Desde entonces, la pregunta que me he hecho durante 25 años es: ¿por qué no adoptamos el teletrabajo si ya en 1997 Tsugio Makimoto postulaba que ya disponíamos de la tecnología necesaria para ello?
El teletrabajo va más allá de la tecnología
Más allá del romanticismo de su autor al hablar del nomadismo. El teletrabajo es un concepto que muchas empresas y trabajadores hemos evaluado con interés durante mucho tiempo. Se trataba en principio de una decisión Win-Win (gana-gana). En ella tanto el trabajador, que reducía sus desplazamientos, como la empresa, que ahorraba en espacios físicos, salían ganando. Además, multitud de estudios llevan años confirmando que la productividad aumenta con el teletrabajo.
Entonces, ¿por qué hasta la actual situación con la COVID-19 las experiencias con el teletrabajo habían sido relativamente limitadas? La respuesta a ambas preguntas es la misma, y es que adoptar el teletrabajo hace mucho tiempo que dejó de ser una cuestión de tecnología. No cabe duda de que para teletrabajar la tecnología es necesaria. Ahora, si solo te centras en elegir una u otra tecnología el resultado dejará mucho que desear.
Si eres uno de los llamados “trabajadores del conocimiento” piensa por un momento en la naturaleza del trabajo que desarrollas. A buen seguro repartes tu tiempo entre teclear delante de una pantalla de ordenador y relacionarte con otras personas. Si gracias a las conexiones de fibra óptica, el trabajo lo puedes hacer en tu casa exactamente igual que en la oficina, la diferencia debe estar obviamente en la otra parte de tu tiempo que dedicas a relacionarte con otras personas.
Paracomunicación: Un reto de comunicación
Esta reflexión me lleva a afirmar que el teletrabajo es ante todo un reto a nivel de relación y comunicación entre personas, pero de manera muy sutil. No se trata de resolver la comunicación conversacional que puedes tener con un colaborador o cliente. Esa comunicación también la tenemos resuelta excepcionalmente bien gracias a la videoconferencia, a las plataformas que permiten cocrear entre los equipos, e incluso, aunque a veces casi nos olvidamos de que existe, de algo tan básico como una llamada telefónica (por cierto, hace muchos años que existen las llamadas telefónicas grupales. Usa en tu móvil la opción “combinar llamada”).
El reto a nivel de comunicación es en lo que algunos llamamos paracomunicación. Esa comunicación que ocurre cuando no tenemos la intención de comunicar nada directamente relacionado con nuestro trabajo. Cuando compartimos una misma oficina no necesitamos organizar una reunión para darnos cuenta de que nuestro compañero tiene mala cara y que posiblemente tenga algún problema; no necesitamos enviar una newsletter para enterarnos en la máquina de café de que el proyecto X está empezado a dar resultados positivos; no necesitamos planificar una videoconferencia para organizar sobre la marcha el trabajo del día a día; o no necesitamos fijar una fecha en la agenda para sonreír y bromear con el resto del equipo. En un entorno de teletrabajo toda esta comunicación, que en apariencia es secundaria pero que es esencial para nuestro desempeño como equipo, se pierde irremediablemente a no ser que adoptemos las técnicas necesarias para evitarlo.
La importancia de las ceremonias y la paracomunicación
La falta de mecanismos para articular la paracomunicación es responsable del fracaso de muchos equipos en teletrabajo, si bien se trata de un problema que con las técnicas adecuadas no es difícil de resolver, pues en esencia consiste en establecer los medios adecuados para suplir la pérdida del contexto de la oficina compartida. Para ello, algo que recomiendo encarecidamente es la creación de ceremonias o rutinas periódicas de equipo, que de acuerdo a una agenda muy concreta os permitan abordar esos objetivos de paracomunicación complementaria.
En Cuídemi, la startup de atención a los mayores que dirijo, decidimos desde un principio apostar por el teletrabajo por las muchas ventajas que reporta. Para ello aplicamos las ceremonias que presento en mi libro Cubo del Sistema de Gestión, así como algunas otras disponibles en mi web cubosistemagestion.com:
Ceremonias para mejorar el entorno del teletrabajo
- Piñas de equipo (dailys): Reuniones diarias muy rápidas (máximo 15 minutos de duración) en las que el equipo se pone al día de los temas que tiene entre manos.
- Retrospectivas: Reuniones mensuales en las que todos los miembros del equipo analizan conjuntamente cómo mejorar su entorno de trabajo.
- Reuniones uno-a-uno (check-ins): Sesiones en las que, de manera individualizada y en una modalidad todos con todos, los miembros del equipo se dan feedback constructivo acerca de su respectivo comportamiento y desempeño.
- Paseos gemba virtuales: Sesiones de observación y aprendizaje por parte de los líderes de la organización en las que poner en práctica el método de coaching socrático.
- Tormentas de ideas (brainstormings): Sesiones en las que el equipo combina sus ideas para fomentar la creatividad y la innovación.
- Sesiones de planificación (plannings): Reuniones en las que se definen trimestralmente los objetivos (OKRs) y semana a semana las tácticas y acciones a poner en marcha para alcanzarlos.
- Cafés virtuales: Videoconferencias breves a las que aleatoriamente atienden diferentes miembros de la organización para “tomarse un café” juntos y hablar de lo que surja.
La clave de estas ceremonias es celebrarlas de manera periódica y seguir metódicamente su agenda, tanto en contenido como en participación y duración. Su planificación y organización requieren algo de esfuerzo al principio, pero una vez lanzadas es muy fácil darles continuidad.
Confianza y distancia: una tensión constante
Además del reto de la paracomunicación, que podemos abordar gracias a la creación de ceremonias tales como las mencionadas, el teletrabajo impone otros retos no menos importantes.
La confianza es, sin duda, una de las primeras víctimas del teletrabajo. Suelo decir que la confianza es el cimiento de toda relación humana. Lamentablemente, se tarda mucho en ganar la confianza en otra persona. Aunque se pierde muy rápido tan pronto como consideramos que ha quedado deshonrada por el otro.
En una oficina física creemos, y digo solo creemos, que podemos confiar en el otro porque le vemos todos los días sentado en su puesto de trabajo. Con el teletrabajo no le vemos de manera continua y podemos generar un sentimiento de duda acerca de si estará trabajando o no. Es, en cierta manera, un sentimiento ficticio. Tener a la persona sentada en la oficina tampoco es certeza de que su pensamiento esté puesto en el trabajo; pero, qué duda cabe, que la distancia física fomenta la desconfianza.
La clave ante ello, aparte de las ceremonias, pasa por un lado por cambiar la forma de medir para enfocarnos a KPIs de productividad; y, por otro, por adoptar el nuevo enfoque de la gestión evolucionaria que permite dotar de más responsabilidad y autonomía a los colaboradores. Si queréis profundizar en estos temas de gestión os recomiendo el reciente artículo de SDLI sobre la cultura de empresa Netflix, un buen ejemplo de cómo gestionar eficientemente equipos y alinearlos con la cultura de la organización.
Otros retos del teletrabajo y la paracomunicación
La no separación de contextos es también un problema. Ahora es más difícil desconectar del trabajo, que puede acabar invadiendo todos los aspectos de nuestra vida. Es algo que ya vivimos con la irrupción del teléfono móvil. Ahora, pero, se complica un poco. Y es que espacio físico en el que trabajamos es el mismo que en el que desarrollamos nuestra vida personal. Paracomunicación o sin, abordar este tema requiere grandes dosis de disciplina individual. De una buena gestión de los horarios y de, también, la muy necesaria desconexión digital.
Por último, está la cuestión normativa. Con una ley de teletrabajo que acaba de ser publicada y que todavía genera más dudas de las que resuelve. Se trata de una ley necesaria, pero que para las pymes y startups puede llegar a ser ciertamente críptica. En especial por una interrelación con otras normas fiscales y laborales. En este sentido, mi recomendación es dejarse asesorar. Tanto por un buen equipo laboral y fiscal. Que tenga experiencia con equipos en teletrabajo a la vez que un buen conocimiento de la nueva ley. En nuestro caso, hemos analizado esta cuestión con el equipo de laboral de Cuentica y fruto de esta colaboración hemos redactado este documento que integra estos aspectos dentro de la relación contractual con nuestros trabajadores.
